Pengauditan Manajemen

Pengujian Pengendalian Manajemen

Maksud dan tujuan

Pengujian dan pengkajian system ulang pengendalian manajemen dimaksudkan untuk lebih memantapkan sasaran tentative pemeriksaan yang telah diidentifikasi pada tahap persiapan pemeriksaan. Pengujian ini bertujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dan lebih mengenai adanya kelemahannya sehingga dapat dipastikan apakah suatu tentative audit objectif dapat terus dilanjutkan menjadi firm audit objectif atau tidak perlu dilanjutkan pada tahap pemeriksaan lanjutan, karena kurangnya bukti pendukung.
Langkah- langkah kunci cara menilai pengendalian manjemen antara lain :
1. Menetapkan tingkat kerentanannya tehadap penyalagunaan sumber daya, kegagalan pencapaian sasaran, dan ketidak taatan terhadap hukum dan peraturan.
2. Mengidentifikasi dan memahami pengendalian-pengendalian manajemen yang relevan.
3. Menetapkan apa yang sudah diketahui tentang efektivitas pengendalian.
4. Menilai tingkat kecukupan desain pengendalian.
5. Menetapkan, melalui pengujian, apakah pengendalian-pengendalian yang ada sudah cukup efektif, dan
6. Mendiskusikan hasil penilaian pengendalian manajemen termasuk tindakan-tindakan yang dirancang/diusulkan.

Pendekatan yang dilakukan 

• Informasi mengenai system pengendaian manajemen perlu dikumpulkan terlebih dahulu dengan jalan melakukan pengujian secara langsung terhadap efektivitas dan kemanfaatan prosedur dan unsure pengendalian lainnya yang telah ditetapkan oleh manajemen.
• Informasi yang diperoleh akan berguna :
1. Untuk mengidentivikasikan kelemahan-kelemahan manajemen yang mungkin ada dan hal lain yang mungkin memerlukan tambahan waktu dan tenaga selama pemeriksaan lanjutan.
2. Untuk mengabil keputusan yang lebih realitas mengenai sifat dan luas dari pemeriksaan lanjutan yang akan dilakukan.
3. Untuk memperkirakan tenaga pemeriksa, penjadwalan waktu, penyusunan program kerja pemeriksaan lanjutan dan penentuan target penyelesaian laporan hasil pemeriksaan.
• Bidang-bidang yang akan diuji, ditekankan pada sasaran pemeriksaan atau informasi penting yang diperoleh dari tahap persiapan pemeriksaan. Tidak dijamin bahwa yang diperoleh dari tahap persiapan pemeriksaan sudah cukup memadai untuk dapat dipakai sebagai dasar pelaksanaan tugastahap pengujian ulang system pengendaliaan manajemen.
Oleh karena itu dalam tahap ini perlu pengembangan dan penyesuaian dengan menguji bidang-bidang atau kegiatan tertentu yang dipilih terutama yang mengandung masalah kelemahan (potensial ditingkatkan efisiensi dan efektifitasnya).
Salah satu cara untuk mengetahui prosedur-prosedur yang dilaksanakan dalam organisasi obrik serta untuk mengidetifikasikan bidang-bidang yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut ialah dengan meninjau dan menguji beberapa kegiatan tertentu dari awal sampe akhir.
• Langkah kerja pada tahap pengujian dan pengkajian ulang system pengendalian manajemen diarahkan untuk:
1. Mendapatkan informasi tambahan dan latar belakang yang diperlukan.
2. Review arus prosedur dan praktek-praktek yang dilakukan terhadap transaksi yang dipilih.
3. Mendapatkan bukti-bukti yang relevan, material dan kompeten dihubungkan dengan sasaran tentative pemeriksaan dengan menguji system pengendalian manajemen untuk menentukan :
 Adanya criteria yang layak.
 Bahwa beberapa fakta perorangan atau group pada satu atau lebih tingkat tanggung jawab dapat menyebabkan pelaksanaan kegiatan tidak efisien (sebagai penyebab)
 Bahwa akibat dari pelaksanaan kegiatan yang tidak efisien cukup penting atau cukup berarti (sebagai akibat)
4. Mendapatkan bukti dari system pengendalian manajemen dan bukti yang kompeten harus diproleh bila ada tambahan pekerjaan.
5. Menentukan dan mendapatkan bukti dari system pengendalian manajemen dan bukti yang kompeten harus diperoleh bila ada tambahan pekerjaan.

Faktor-Faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Pengujin

1. Hakekat pengendalian manajemen adalah segalah usaha dan tindakan yang dilakukan oleh manajemen untuk mengarahkan atau menjalankan operasi sesuai dengan standar atau tujuan yang diinginkan.
Dengan demikian pengendalian manajemen mencakup system organisasi, prosedur dan praktek dalam penanganan dan penyelesaian tugas-tugas manajemen secara efektif. Dalam pegujian pengendalian manajemen perlu diperhatikan unsure pengendalian manajemen yang penting sebagai berikut :
- Organisasi
- Kebijaksanaan
- Perencanaan
- Prosedur
- Accounting/pencatatan
- Pelaporan
- Personalia
- Pemeriksaan intern

Organisasi
 
2. Dalam melakukan pengujian unsure/sarana pengendalian manajemen berupa struktur organisasi beserta uraian tugasnya perlu diperhatikan.
a) Apakah struktur organisasi telah sesuai dengan kegiatan yang harus dilaksanakan.
b) Apakah persyaratan tenaga sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab yang telah ditentukan.
c) Apakah ada pembagian tugas dan tanggung jawab sehingga tidak seorang pun diperkenankan melaksanakan suatu kegiatan atau transaksi dari awal sampai akhir tanpa campur tangan orang lain.
d) Apakah dalam pembagian fungsi, tugas dan tanggungjawab dihindarkan terjadinya tumpang tindih, duplikasis dan pertentangan.
e) Apakah ada keharusan bagi setiap orang untuk mempertanggungjawabkan kepada atasan mengenai pelaksanaan tugasnya dengan hasil-hasil yang dicapai dalam hubungannya dengan apa yang harus dicapai.

Kebijaksanaan

3. Kebijaksanaan yang berlaku bagi instansi-intansi pemerintah dapat digolongkan dalam tiga kelompok yaitu kebijakan umum dari luar instansi (berupa UU, PP, Kep. Men.); kebijakan umum instansi oleh pimpinan tertinggi, dan kebijakan instansi setempat. Dalam melakukan pengujian terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan instansi perlu diperhatiakan :
a) Apakah kebijaksanaan dinyatakan dengan jelas dalam bentuk tertulis dan system matis serta dikomunikasikan keseluruh fungsionaris dan pegawai dengan system matis dan tepat waktu.
b) Kebijaksanaan yang ada telah sesuai dengan perundangan-undangan yang berlaku dan dilakukan peninjauan secara berkala dan di refisi bila diperlukan.
c) Kebijaksanaan dibuat untuk melaksanakan kegiatan yang telah digariskan secara efektif, efisien dan hemat.
d) Ditetapkan kebijaksanaan khusus bagi setiap unsure pengendalian manajemen lain yang relevan dengan pelaksanaan kegiatan termasuk sangsi-sangsi ketidak taatan terhadap masing-masing kebijaksanaan tersebut berdasarkan peraturan-peraturan yang berlaku.

Perencanaan 

4. Dalam rencana kerja, ditentukan tujuan/sasaran : cara-cara melaksanakannya, kebutuhan tenaga dan dana, waktu pelaksanaannya dan persyaratan yang harus dipenuhi atau peraturan yang harus ditaati. Dalam pengujian terhadap : sarana pengendalian manajemen berupa perencanaan perlu memperhatikan :
a) Apakah untuk setiap kegiatan dibuat rencana terlebih dahulu.
b) Apakah dalam pembuatan rencana telah dipilih alternative yang saling menguntungkan bagi organisasi dan telah diperhatikan ketentuan peraturan-peraturan yang berlaku.
c) Apakah dalam pembuatan rencana telah diperhitungkan secara matang keterlaksanaan rencana tersebut dalam memperhatikan kondisi setempat
d) Apakah ada penelaahan oleh atasan langsung mengenai rencana kerja yang diajukan kepadanya dan apak rencana yang telah disusun dan disetujui digunakan sebagai salah satu alat kendali pelaksanaan kegiatan.

Prosedur-prosedur

5. Prosedur adalah langkah-langkah yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan teknis maupun administrative untuk menjamin terselenggaranya kebijaksanaan yang telah ditentukan. Dalam pengujian terhadap prosedur-prosedur perlu diperhatikan:
a) Apakah prosedur yang dibuat selaras dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
b) Apakah prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan secara efektif, efisien dan ekonomis dan taat terhadap ketentuan peraturan-peraturan yang berlaku.
c) Apakah prosedur-prosedur dikoordinasikan sehingga hasil pekerjaan seorang pegawai suatu unit secara otomatis di cek oleh pegawai unit lain yang bebas melakukan tugasnya tanpa dipengaruhi oleh orang lain.
d) Apakah prosedur-prosedur tidak tumpang tindih atau bertentangan dengan prosedur lainnya.
e) Apakah prosedur yang ada telah menjamin kelancaran pelaksanaan kegiatan.
f) Apakah prosedur-prosedur yang dibuat sederhana, mudah dan ditinjau kembali secara periodic.

Pencatatan/Akuntansi

6. Pemeriksa hendaknya memperhatikan dan menguji
a) Apakah setiap kegiatan telah dicatat dan apakah pencatatan tersebut dilakukan dengan teliti, tepat waktu, diklasifikasikan dengan tepat dan dapat diandalkan.
b) Apakah accounting atau pencatatan yang ada telah menjamin pengendalian yang cukup atas asset, kewajiban, sertapenggunaan atas sumberdaya dan dana obrik.

Pelaporan

7. Laporan hasil kegiatan merupakan salah satu tugas organisasi
a) Apakah system pelaporan yang dibuat dan dilaksanaan dapat memberikan informasi mutakhir yang dibutuhkn oleh pejabat-pejabat yang bertanggungjawab untuk kepentingan tindaka-tindakan manajemen ( perencanaan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan).
b) Apakah ada keharusan bagi pegawai atau unit-unit organisasi tertentu untuk melaporkan secara tertulis setiap hasil kerja/kegiatannya.
c) Apakah laporan yang disusun berdasarkan data dan informasi yang benar dan tepat waktu.

Personalia
 
8. Dalam pengujian terhadap insur-unsur pengendalian khususnya personalia perlu diperhatikan:
a) Apakah tugas dan tanggungjawab telah diberikan kepada pegawai yang mampu melaksanakan dengan baik.
b) Apakah diangkat pegawai menurut kwalifikasi yang dibutuhkan.
c) Apakah ada supervise dan ada system pengawasan yang memadai terhadap pegawai.
d) Apakah ada penetapan sanksi atau penghargaan prestasi.
e) Apakah dilakukan pembinaan dan ada program diklat pegawai secara berkesinambungan.

Pemeriksaan Intern

9. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengujian pengendalian manajemen adalah :
a) Apakah ada aparat pemeriksa intern dan telah ditempatkan pada kedudukan yang tepat dalam organisasi.
b) Apakah ruang lingup kegiatan pemeriksaannya ditetapkan dengan jelas dan pekerjaan pemeriksaan intern tersebut telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan dan tepat waktu.
c) Apakah pekerjaan pemeriksaan ditekankan pada perbaikan organisasi dan apakah ada prosedur yang mengatur tinadk lanjut tas hasil pemeriksaannya.
10. Pembuatan ikhtisar hasil pengujian pengendalian manajemen hendaknya setelah selesai melakukan pengujian dan kaji ulang system pengendaliaan manajemen yang mencakup:
a) Kesimpulan apakah pengembangan sasaran tentative pemeriksaan dapat menjadi sasaran definitive untuk dipergunakan dalam tahapan pemeriksaan lanjutan atau tidak perlu dilanjutkan.
b) Langkah kerja yang dilaksanakan pada tahap berikutnya untuk memudahkan program kerja pemeriksaan lanjutan guna mengetahui:
- Apakah ruang lingkup kegiatan pemeriksaannya ditetapkan dengan jelas dan pekerjaan pemeriksaan intern tersebut telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan dan tepat waktu.
- Menentukan saran pemeriksa kepada penanggungjawab mengenai pelaksanaan pemeriksaan lanjutan.
c) Rekomendasi sementara